Glossario
Sigle, tecnologie e definizioni del mondo dell’Office Automation
A
ADF
ADFAutomatic Document Feeder
L’ADF o alimentatore automatico di documenti è un dispositivo in dotazione alle più evolute multifunzione, stampanti, scanner, fotocopiatrici e fax che consente all’utente di non dover girare manualmente il singolo foglio per ottenere una scansione (o copia) fronte/retro. I moduli ADF si distinguono per la velocità e la capacità foliativa.
Si suddividono a loro volta in RADF (Recirculating ADF, che girano fisicamente il foglio per effettuare la scansione) e in DADF (o DSPF, Dual Single Pass document Feeder), che invece scansionano su entrambi i lati senza dover girare il foglio.
Adiuto
Piattaforma software creata per l’organizzazione dei documenti, la gestione dei contenuti e l’automazione dei processi aziendali (Workflow, vedi). È sviluppata in ambiente Java e completamente server based. Adiuto è un brand creato nel 2000 da JM Consulting. (www.adiuto.it)
API
Application Programming Interface
Le API sono “i messaggeri che permettono a un software di dialogare con altri software.” (fonte: Mulesoft)
Le API (che tradotto in italiano significa “Interfaccia di programmazione delle applicazioni”) sono set di definizioni e protocolli con i quali vengono realizzati e integrati software applicativi. Consentono ai prodotti o servizi di un’azienda di comunicare con altri prodotti o servizi senza sapere come vengono implementati. Questo semplifica lo sviluppo delle app e consente un netto risparmio di tempo e denaro. (fonte: Red Hat)
B
BI
Business Intelligence
Il termine BI “comprende le applicazioni, l’infrastruttura, gli strumenti e le best practice che consentono di consultare e analizzare le informazioni” (fonte: Gartner).
Business Intelligence è una definizione tecnica che fa riferimento all’insieme di dati e funzioni di calcolo e analisi nell’ambito dei processi aziendali. Più che indicare una “cosa” specifica, è un termine omnicomprensivo che riguarda i processi e i metodi per raccogliere, memorizzare e analizzare i dati tratti dalle operazioni o attività aziendali con l’obiettivo di migliorare le prestazioni.
La BI viene spesso presentata sotto forma di visualizzazioni dei dati, illustrati in un modo più accessibile e comprensibile. Raccolte in dashboard, le visualizzazioni permettono di narrare una storia ed evidenziare i trend o gli schemi che non sarebbero facilmente riconoscibili con l’analisi manuale dei dati non elaborati. Questa fruibilità rende possibili ulteriori analisi sui dati, portando a un impatto maggiore sull’azienda.
BPM
Business Process Management
La BPM o gestione dei processi di business viene attuata all’interno di un’azienda con l’utilizzo di specifici modelli che semplificano la gestione dei processi aziendali. Un’analisi approfondita con successiva messa in opera della gestione dei processi mantiene alta la flessibilità e riduce al minimo il margine di rischio e di rallentamenti operativi.
C
CMS
Content Management System
Strumento software installato all’interno di un web server con lo scopo di agevolare la fruizione dei contenuti di un sito web.
CRM
Customer Relationship Management
Il CRM è una strategia, un processo o un software creato per la gestione di tutti i rapporti e le interazioni di un’azienda che hanno luogo con i clienti potenziali ed esistenti. Un sistema CRM aiuta l’azienda a rimanere in contatto con i clienti, a semplificare i processi e a migliorare la redditività.
Quando si parla di CRM senza specificare altro, ci si riferisce in genere a un software CRM, cioè uno strumento utilizzato per la gestione dei rapporti con i clienti e quelli potenziali (contatti, gestione delle vendite, produttività e altro ancora). L’obiettivo di un sistema CRM è semplice: migliorare tutte le interazioni alla base del business aziendale, tra cui il servizio clienti, la supply chain, le risorse umane. (fonte: www.salesforce.com)
CMYK
Cyan, Magenta, Yellow, blacK
La sigla CMYK definisce i 4 colori fondamentali di stampa: ciano (azzurro), magenta (rosso-rosa), giallo e nero. Nelle multifunzione laser e inkjet, gli inchiostri relativi si trovano all’interno dei toner o delle cartucce.
CSR
Corporate Social Responsibility
Per Responsabilità Sociale d’Impresa si intende lo sviluppo di preoccupazioni di natura etica all’interno della visione strategica d’impresa: è un’autodichiarazione d’intenti delle grandi, piccole e medie imprese di gestire efficacemente le problematiche d’impatto sociale ed etico al loro interno e nei settori in cui attuano il loro business. (fonte: www.cifaitalia.it)
È strettamente legata a una policy ecosostenibile (vedi).
D
DADF
Dual Automatic Document Feeder
Vedi ADF.
DMS
Document Management System
Il Sistema di Gestione (di documenti) Digitale serve a migliorare l’archiviazione, lo scambio e l’utilizzo di documenti digitali nei formati più comuni (PDF, Word, Excel, JPG, ecc.) all’interno di una piattaforma software aziendale, che funge da “armadio”.
È un insieme di software che consentono la gestione elettronica dei documenti. Non è un semplice archivio, ma un tool che permette anche la ricerca e l’indicizzazione dei singoli file.
DSPF
Duplexing/Dual Single Pass document Feeder
Vedi ADF.
DURABrite
DURABriteTecnologia Epson per gli inchiostri di stampanti e multifunzione, capaci di asciugatura rapida, durata elevata e resistenza alle sbavature.
Grazie alle particelle di pigmento ricoperte di resina che aderiscono alla superficie della carta e non la bagnano come fanno gli inchiostri a base acqua, gli inchiostri Epson DURABrite Ultra assicurano testi e grafici di qualità laser ad asciugatura rapida su tipi di carte e grammature diverse.
E
ECM
Enterprise Content Management
Il sistema ECM di una realtà professionale raduna strumenti e procedure per la gestione di ogni tipo di contenuto prodotto da, o introdotto in un’impresa. (fonte: bucap.it)
Un sistema ECM è generalmente composto da una soluzione DMS, a cui vengono aggiunti dei motori OCR per il riconoscimento dei contenuti, un motore workflow (BPM) per la gestione dei processi, una gestione dei record di database.
Ecosostenibilità
Secondo quanto evidenziato nella teoria della “Triple Bottom LINE”, la sostenibilità cui deve mirare un’azienda si raggiunge e si ottiene seguendo tre direttrici: quella economica, il cui scopo è di generare profitti e, quindi, di assicurare la sopravvivenza e lo sviluppo dell’impresa; quella sociale, che preclude la responsabilità nei confronti dei soggetti interni ed esterni all’organizzazione; e quella ambientale, intesa come attenzione alle tematiche ecologiche. L’innovazione ecosostenibile e di conseguenza l’ecosostenibilità sono al centro della strategia d’impresa di chi vuole transitare definitivamente alla new economy.
EMF
Enhanced Windows Metafile Picture
Formato file con estensione .EMF che contiene grafica vettoriale salvata in un formato di codifica dei dati a 32 bit. I file EMF supportano lo spettro dei colori RGB, ma non quello CMYK.
Sono unici per il sistema operativo Windows e sono supportati da molte applicazioni; inoltre, sono una versione estesa del formato Windows Metafile originale a 16 bit (WMF). I file EMF vengono anche utilizzati nella comunicazione basata su grafica con i driver di stampa.
(fonte: file-extension.org)
Enterprise Search
I sistemi di Enterprise Search integrano dati strutturati e dati non strutturati nelle loro raccolte ed applicano controlli sull’accesso per rispettare le policy di sicurezza aziendale. Hanno lo scopo di velocizzare l’accesso ai documenti, centralizzando la ricerca attraverso un indice universale.
Le soluzioni di Enterprise Search indicizzano dati e documenti da molteplici fonti come cartelle di rete, sistemi di gestione dei documenti (DMS, vedi), posta elettronica, CRM (vedi), ecc..
Il software dokoni FIND di Konica Minolta è un chiaro esempio di soluzione Enterprise Search.
EPS
Encapsulated PostScript
Documento PostScript che racchiude un disegno o un’immagine. È stato creato da Adobe Systems nel 1992. I software più comuni che lo possono leggere e aprire sono Adobe Illustrator e Adobe Photoshop; tra i freeware, invece, EPS Viewer (Windows) e Anteprima (MacOS).
ERP
Enterprise Resource Planning
Per Enterprise Resource Planning si intende un sistema di gestione (software) che accorpa i processi di business di un’azienda/impresa (logistica, acquisti, vendite, ddt, contabilità, ecc.). È molto più di un software gestionale, poiché utilizza molte più informazioni per poi controllare attivamente i workflow, aumentare l’efficienza operativa delle risorse, garantire la qualità e la correttezza dei processi. Solitamente è composto da più moduli.
F
Finisher
Nelle multifunzione A3 destinate ad impieghi office e con alti volumi di stampa, il finisher (in italiano detto “fascicolatore” o “stazione di finitura”) è quell’accessorio – generalmente di pari altezza della multifunzione stessa e ad essa adiacente – che permette la piegatura, rilegatura, pinzatura e la bucatura dei fogli stampati. Di norma il finisher è un optional, disponibile con sovrapprezzo rispetto al costo della multifunzione stand-alone.
FTP Server
Il server FTP è l’host fisico che contiene i documenti aziendali, per il quale è possibile utilizzare un qualsiasi gestore FTP (compresi quelli di Windows). Geograficamente può essere collocato ovunque.
G
GMP
Good Manufacturing Practices
Le GMP sono un insieme di regole, procedure e linee guida alle quali un’azienda impegnata nei settori farmaceutico, alimentare o cosmetico deve attenersi per assicurare che i propri prodotti risultino di qualità adeguata. L’applicazione delle GMP costituisce un processo dinamico che progredisce con l’evolversi della tecnologia a disposizione, mantenendo l’attenzione sulla garanzia della qualità del prodotto. Tra gli applicativi creati per la digitalizzazione dei processi aziendali in ottica di BPM (vedi), Adiuto è conforme alla normativa CFR 21 Parte 11, quella che regolamenta l’utilizzo degli strumenti informatici nell’ambito delle GMP. (fonte: Adiuto)
GUI
Graphic User Interface
Con Graphic User Interface si intende l’interfaccia grafica di un’applicazione, ovvero la rappresentazione grafica su schermo di un qualsiasi software/programma/app da computer o mobile device.
L
Lean Thinking
Il Lean Thinking, o “pensiero snello”, è uno stile di gestione aziendale che mira all’abbattimento degli sprechi per creare processi standardizzati eccellenti a basso costo, con il contributo delle persone. È adattabile a tutti i settori e contesti e si applica in tutte le aree aziendali.
Agire secondo una logica Lean Thinking genera un miglioramento costante e progressivo, nonché valore all’interno di un’azienda: fascicolare, raggruppare, veicolare contenuti e documenti consente, infatti, l’individuazione degli sprechi di tempo e di risorse, eliminandoli.
M
MFP
Multiple Function Peripheral
MFP è il termine con cui si identificano i dispositivi di stampa multifunzione (con annessi, dunque, le funzioni di scanner e copiatrice).
MPS
Managed Print Services
I cosiddetti MPS sono servizi di gestione dei dispositivi di stampa da parte di un fornitore nei confronti di un cliente/partner. Con un pacchetto di servizi MPS il fornitore attua in favore del cliente una notevole economia di scala, portandolo a risparmiare su consumi e mostrando, al contempo, una perfetta trasparenza ed efficienza operativa. Nei Managed Print Services sono inclusi l’assistenza tecnica, la fornitura dei materiali consumabili, la manutenzione.
O
OCR
Optical Character Recognition
Un software OCR è un programma di riconoscimento ottico dei caratteri è incaricato di riscrivere le parole di un documento scansionato (e quindi in formato immagine) di nuovo in testo truetype da poter modificare a piacimento.
OEM
Original Equipment Manufacturer
Gli OEM sono articoli o pezzi di ricambio di un dispositivo hardware creati dal costruttore in origine o da uno da questi autorizzato, equivalenti in tutto e per tutto nelle specifiche tecniche. Si pongono in contrapposizione ai prodotti “compatibili”.
P
PCL
Printer Command language
Il formato di file PCL, sviluppato dalla Hewlett-Packard nel 1984, è un protocollo di stampa originariamente creato per i modelli inkjet e divenuto poi uno standard anche per le altre tecnologie di stampa. I file PCL sono strutturati in 5 livelli e sottolivelli a seconda delle stampanti per cui sono stati sviluppati. (fonte: www.ideepercomputeredinternet.com)
I file PCL possono essere stampati utilizzando qualsiasi stampante che supporti il relativo standard, che ha il vantaggio di una rapida elaborazione dei dati e ampio supporto. La qualità della stampa dipende esclusivamente dalle funzionalità del dispositivo. (fonte: www.file-extension.org)
I software che consentono la lettura di un documento nel formato PCL sono PCL Reader (Windows) e OpenPCL Viewer (MacOS e Linux).
PPM
Pages Per minute
L’acronimo PPM indica le pagine per minuto, ovvero la velocità di stampa di una multifunzione o printer.
R
RADF
Reversing Automatic Document Feeder
Vedi ADF.
RIPS
Replaceable Ink Pack System
Tecnologia sviluppata da Epson per alcuni modelli di stampanti multifunzione WorkForce. Epson RIPS si basa su sacche di inchiostro che consentono (nei dispositivi più recenti) di stampare fino a 86 mila pagine in bianco e nero (50 mila a colori) senza dover sostituire i consumabili. Le WorkForce Pro RIPS sfruttano quattro pratiche sacche di inchiostro per sostituire toner, unità fotoconduttore, tamburi e i relativi imballaggi, apportando vantaggi sul fronte ambientale, logistico ed economico.
S
Stakeholder
Gli Stakeholder sono quegli individui portatori di interessi direttamente collegati all’organizzazione di riferimento. In concreto, sono i soci di maggioranza e minoranza, lavoratori dipendenti, collaboratori autonomi, clienti, fornitori, parti sociali, finanziatori di un’azienda. Gli obiettivi di ciascuna azienda tendono a mutare nel tempo in funzione delle pressioni esercitate dall’ambiente esterno e dai portatori di interesse – gli Stakeholder, appunto – che possono essere interni e/o esterni all’organizzazione. (fonte: www.marketingefinanza.com)
T
TCO
Total Cost of Ownership
Il TCO rappresenta il costo totale di un prodotto per l’intera durata della sua “vita” (lifetime) e che quindi comprende – oltre al prezzo d’acquisto iniziale – le spese sostenute per manutenzione ordinaria e straordinaria, le riparazioni, la sostituzione di pezzi fuori garanzia.
V
VDP
Variable Data Publishing
Il VDP è una funzione caratteristica della tecnologia di stampa digitale, che pone questa tecnologia al di fuori dei processi offset tradizionali. Molto più di una stampa unione o di una sovrastampa, i documenti VDP cambiano nel testo, nella grafica e nel layout. Nella normale stampa unione, il nome e l’indirizzo potrebbero apparire in un font e in un colore differente rispetto al resto del documento. La stampa dei dati variabili con la tecnologia digitale supporta invece un sistema di integrazione continuo, in cui il nome e l’indirizzo hanno lo stesso aspetto del resto del documento e – dal punto di vista dei destinatari – appare proprio come se il documento fosse stampato espressamente per loro. (fonte: efi.com)
“Una lettera o messaggio di marketing personalizzato in base alle esigenze del destinatario ha una maggiore probabilità di essere letto e preso in considerazione. Ciò rende i messaggi stampati più efficaci, aumenta i tassi di risposta e rafforza le relazioni con i clienti.” (fonte: https://www.konicaminolta.it/it-it/solutions/professional-printing/variable-data-publishing)
W
Web Server
È il server che ospita le informazioni dei siti internet di un’azienda.
Workflow
Il Workflow, letteralmente traducibile con “flusso di lavoro”, in ambito informatico si riferisce all’organizzazione dei documenti digitali all’interno di un’azienda, sviluppata attraverso la creazione di modelli, nonché alla gestione (sempre tramite hardware IT) dei compiti e dei player coinvolti nella realizzazione di un processo lavorativo.
Un workflow descrive le interazioni sotto forma di scambi di informazioni tra i diversi protagonisti quali: le risorse umane, le applicazioni o i servizi e i processi dati a terzi. In modo pratico, un workflow può descrivere il circuito di validazione, i compiti da attuare fra i diversi referenti di un processo, i tempi da rispettare, le modalità di validazione.
A ciascuna delle figure coinvolte, inoltre, il workflow fornisce le informazioni necessarie per la realizzazione del proprio compito. (fonte: it.ccm.net/contents/)
X
XML
Extensible Markup Language
I file XML sono file di dati che utilizzano tag per definire degli oggetti e i relativi attributi. La formattazione di un file XML è piuttosto simile a quella che troviamo nei file HTML ma per la creazione degli oggetti vengono utilizzati dei tag personalizzati.
I file XML sono piuttosto comuni e vengono spesso utilizzati per archiviare e trasferire le informazioni tra i programmi. La loro formattazione utilizzata è quella dei file di testo e quindi possono essere visualizzati e modificati tramite un normale editor di testo. (fonte: aprirefile.com)
XPS
XML Paper Specification
I file XPS sono documenti che contengono informazioni formattate in modo simile a un file XML. Le informazioni contenute in un file XPS definiscono il modo in cui il documento deve essere mostrato e stampato.
Il formato XPS è stato sviluppato da Microsoft (con Windows Vista) per sostituire il formato EMF e risulta piuttosto simile a un file PDF, con la differenza che i primi sono basati su un linguaggio XML, mentre i secondi sul linguaggio PostScript.
Sono diversi i software in grado di leggere e aprire un file XPS, tra cui Pagemark XpsViewer (Windows, MacOS, Linux), NiXPS View, NiXPS Edit (Windows, MacOS). (fonte: aprirefile.com)
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