Conservazione sostitutiva
Liberare gli archivi dai faldoni, rispettando la normativa e velocizzando la ricerca
La conservazione a norma dei documenti è una questione seria. Scopri i vantaggi di un metodo che, in tutto e per tutto, dona ai documenti digitali valore probatorio ai fini fiscali e legali
Un processo di Conservazione dei Documenti che rispetti le normative vigenti non può essere preso sottogamba. Trasformare i documenti cartacei in documenti digitali ed eliminare gli archivi, infatti, apportano all’azienda molteplici vantaggi in termini organizzativi, logistici, burocratici e fiscali. Ma è necessario affidarsi al software giusto e a professionisti che studino il caso ad hoc. Soprattutto, che sappiano qual è la differenza tra conservazione digitale e conservazione sostitutiva.
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Perché si parla di conservazione dei documenti
Bilanci, libri paga, cartelle cliniche, libri contabili… I documenti che oggi le aziende conservano per legge in formato cartaceo riempiono gli archivi e occupano innumerevoli metri cubi di spazio sugli scaffali. Eppure, con l’inizio del nuovo millennio, qualcosa è cambiato per chi fa impresa. Grazie alle norme istituite per la conservazione documentale a norma, infatti, tutto questo si può evitare, agevolando le procedure burocratiche.
E quali sono le normative che regolano la conservazione documentale? Il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale (istituito con D. Lgs. 82/2005), è stato il primo testo moderno in materia di conservazione digitale. Esso afferma che la conservazione dei documenti digitali deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità ai documenti stessi. Oltre a questo vanno considerati la delibera CNIPA – Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (ente soppresso e sostituito dall’AGID) – e il Decreto del MEF 17/6/2014.
I suddetti provvedimenti formalmente sanciscono la presenza necessaria di un responsabile della conservazione (figura interna all’azienda o delegata in outsourcing), che deve validare e supervisionare in totale autonomia il ciclo di archiviazione e conservazione.
Cos’è e a che cosa serve la conservazione sostitutiva?
Come visto, un processo di conservazione sostitutiva attribuisce ai documenti archiviati digitalmente un valore legale e fiscale, alla pari di quelli cartacei. Attraverso controlli impostati selettivamente, un buon software di conservazione documentale svolge verifiche complesse. Queste mantengono il controllo sulla completezza e affidabilità dell’archivio sostitutivo. Il software per la conservazione dei documenti garantisce la disponibilità di questi ultimi nel tempo e la loro autenticità.
I vantaggi nell’avere un software per la conservazione a norma sono diversi, tra cui:
- risparmio di spazio fisico per l’archivio fiscale;
- sicurezza e garanzia dei dati conservati in archivi digitali;
- flessibilità nella fruizione del servizio;
- controllo totale sulla documentazione aziendale;
- velocità di ricerca (anche da parte degli organi preposti alle verifiche fiscali);
- piena conformità con i requisiti AGID
Ricapitolando, grazie alle norme che regolano la conservazione sostitutiva, dunque, oggi è possibile sostituire i documenti cartacei con analoghi documenti digitali, affidandosi ai giusti software. I file digitali hanno lo stesso valore legale e fiscale, requisito essenziale per garantirne l’unicità. In questo modo si “smaterializza” la propria documentazione fiscale cartacea e si ricavano dei benefici:
- Riduzione degli errori;
- Riduzione dei costi rispetto alla gestione cartacea;
- Pieno controllo sull’intera documentazione;
- Software integrabile in qualsiasi realtà aziendale
Software per la conservazione documentale
Il software che AB Office Systems offre ai clienti permette di adempiere al processo di conservazione sostitutiva secondo la normativa in vigore. In più, è integrabile in qualsiasi realtà aziendale ed è installabile on premise così come in cloud.
Digital Easy è il pacchetto di soluzioni Konica Minolta sviluppato per la digitalizzazione dei processi. In materia di Conservazione Sostitutiva, è previsto lo specifico Digital Easy Archive.
Adiuto è una piattaforma software creata da JM Consulting nel 2000. In ambito Conservazione Sostitutiva, Adiuto permette il controllo, l’interazione, l’integrazione e la creazione di nuovi modelli.
Nello specifico permette l’implementazione in house di processi di firma digitale manuale o automatica/massiva. Comprende il modulo per l’attivazione delle firme digitali remote. Richiede l’acquisto di pacchetti di firma remota in base ai relativi scaglioni previsti.