Dematerializzazione
La digitalizzazione e l’archiviazione dei documenti cartacei mettono al sicuro il tuo business
Affidarsi a una piattaforma che archivia in modo veloce e sicuro i documenti cartacei è una condizione indispensabile per ogni azienda di oggi. L’archiviazione documentale e la dematerializzazione sono i principi cardine attorno cui le aziende dimostrano efficienza e piena operatività.
Molte aziende parlano di stile paperless da adottare ma si fermano alle parole. Noi le traduciamo in fatti, con procedure informatiche sicure e semplici, che consentono di archiviare i documenti cartacei, trasformandoli in digitale. L’archiviazione documentale (spesso accostata alla “dematerializzazione”, che però sconfina nella conservazione sostitutiva) si attua, infatti, quando i documenti digitali sostituiscono i faldoni. Con un software per la digitalizzazione dei documenti si evita la perdita dei dati, digitalizzando (quindi archiviando) i moduli cartacei in un server aziendale protetto. Una volta indicizzato e catalogato, il file digitale è facile da trovare per essere consultato, inoltrato o stampato se proprio necessario.
Che cosa fa un software per l’archiviazione dei documenti
Un software per la dematerializzazione mette nelle mani dell’utente gli strumenti necessari per archiviare in totale sicurezza i documenti cartacei, acquisiti via scanner, provenienti da fax, mail, applicazioni office o creati dai sistemi gestionali aziendali. Un buon processo di archiviazione documentale semplifica e velocizza così il lavoro di tutti i dipendenti. Il programma per la digitalizzazione dei documenti conserva le informazioni vitali dell’azienda in un server fisico o virtuale, ben al riparo dai rischi di perdita di informazioni.
Il software per l’archiviazione si integra in qualsiasi realtà professionale, interagendo con il sistema IT esistente e dialogando con i database già utilizzati in azienda. Inoltre, aumenta l’efficienza nei processi aziendali, consentendo un risparmio di tempo e risorse da destinare ad altre attività. In più, il documento digitalizzato mantiene la sua forma originale, senza perdita di qualità, né di leggibilità.
I software per l’archiviazione documentale
Navigando sul web è possibile trovare software per l’archiviazione documentale open source. Per le aziende, però, non è particolarmente vantaggioso affidarsi a un programma per la dematerializzazione complesso da configurare. Prendendo un software per l’archiviazione digitale gratuito, inoltre, non si può contare sul giusto supporto tecnico e informatico nel caso di problemi o riconfigurazioni della piattaforma gestionale.
AB Office Systems ha scelto le migliori soluzioni per garantire un processo di archiviazione documentale pratico, veloce e sicuro. Pertanto, AB Office Systems consiglia a clienti e partner software per la dematerializzazione e l’archiviazione digitale completi. Tra questi ci sono Digital Easy di Konica Minolta e Adiuto, capaci di valorizzare i contenuti archiviati. Scopri le caratteristiche dei migliori software per l’archiviazione documentale:
Digital Easy è il pacchetto di soluzioni Konica Minolta sviluppato per la digitalizzazione dei processi. In materia di Dematerializzazione, è previsto lo specifico Digital Easy Archive.
Adiuto è una piattaforma software creata da JM Consulting nel 2000. Adiuto è un sistema informatico complesso per la gestione dei processi e dei contenuti digitali di un’azienda. Personalizzabile e modulabile, in ambito Archiviazione documentale, Adiuto permette l’integrazione con i software gestionali esistenti e la consultazione anche da remoto.