Gestione Documentale
Automatizzare lo scambio di informazioni e indicizzarle senza errori migliora il lavoro di tutti
I software di gestione documentale e Workflow Management semplificano e automatizzano i processi di creazione dei documenti, rendendo le informazioni accessibili e fruibili al momento opportuno. AB Office Systems sviluppa e progetta soluzioni di Document Management System grazie ai partner più avanzati del mercato: Konica Minolta e Adiuto.
In ufficio sono sempre di più le sigle con cui è necessario convivere. Conosciamo le soluzioni di Enterprise Search, i software CRM e quelli ERP, a dire il vero molto più di semplici gestionali. Ma far dialogare questi sistemi tra loro per razionalizzare il processo di business non è così semplice. È per questo che si ricorre spesso ai software per la digitalizzazione dei processi e di gestione documentale. Questi diventano parte complementare dei sistemi gestionali suddetti e consentono alle aziende di automatizzare i processi documentali. I software di Workflow Management riducono (o meglio, azzerano) i rischi di errore o “vuoti” di documentazione.
A che cosa serve e come funziona l’automazione dei processi aziendali
Un software per la gestione documentale evoluto non è soltanto un contenitore di documenti che funge da archivio, ma uno strumento essenziale che aiuta l’utente a trovare e utilizzare in pochi step le informazioni che sta cercando.
Con una soluzione di automazione dei processi, tutti i documenti (fax, email, fatture, sms o dati provenienti dai sistemi ERP e CRM) vengono indicizzati. La loro gestione centralizzata consente all’utente di archiviare automaticamente le informazioni, insieme al resoconto del percorso effettuato.
Un sistema che gestisce il workflow consente all’azienda di ottimizzare le risorse, il tempo e lo spazio utilizzato in un processo di business. Permette inoltre di ridurre gli errori dovuti all’interazione con le persone.
Il software per la gestione documentale velocizza i tempi di produzione
Per sintetizzare, dunque, il software di Workflow consente di condividere in modo efficace i documenti e le informazioni, gestire al meglio i processi aziendali e aumentare la sicurezza dei dati. Ma, soprattutto, riduce notevolmente i tempi necessari alla gestione di tutto il processo grazie a una definizione chiara dei ruoli e alla cancellazione di inutili passaggi intermedi.
Grazie ad una corretta gestione dei processi aziendali, l’efficienza operativa e la produttività di ogni risorsa all’interno dell’azienda viene migliorata. La gestione documentale tramite software evoluti contribuisce alla crescita e al profitto economico dell’impresa.
Vantaggi nell’utilizzo di software per il Workflow Management e Gestione Documentale
Ci si domanda quali vantaggi porta all’azienda la gestione documentale centralizzata ed effettuata con software specifici per l’automazione dei processi aziendali. Ecco i principali:
- Migliora la produttività aziendale (velocità di scambio informazioni e migliore comunicazione tra i reparti)
- Aumenta la sicurezza (dati sempre conservati, senza il rischio di perdita accidentale)
- Notevole risparmio (ottimizzazione dei costi con meno carta stampata e inchiostri consumati, tempo di completamento dell’iter burocratico ridotto)
- Accesso ai documenti e alle cartelle digitali protetto (codici di accesso personali e tracciabilità delle operazioni svolte)
I software per la gestione documentale e dei processi aziendali
Sul mercato ci sono molte soluzioni software per la gestione documentale e la digitalizzazione dei processi aziendali. Grazie al know-how di partner all’avanguardia come Konica Minolta e Adiuto, quelli proposti da AB Office Systems sono sistemi per la gestione documentale e per la gestione dei flussi di lavoro completi, evoluti e personalizzabili.
Con le loro interfacce progettate per essere più intuitive possibili, inoltre, i software per la gestione documentale non necessitano di formazione per il loro utilizzo, poiché di facile comprensione.
Vediamo quali sono i software per l’ottimizzazione dei processi aziendali, consigliati da AB Office Systems:
Tra i software per la gestione dei contenuti DMS vi è Dispatcher Phoenix, rivolto a realtà di piccole e grandi dimensioni e consigliato ai possessori di stampanti Konica Minolta. Dispatcher Phoenix acquisisce, elabora e distribuisce documenti digitali ed è completamente modulabile sulle esigenze individuali.
Adiuto è una piattaforma software creata da JM Consulting nel 2000. Adiuto è un sistema informatico complesso per la gestione dei processi e dei contenuti digitali di un’azienda. Personalizzabile e modulabile, in ambito Workflow Management, Adiuto permette il controllo, l’interazione, l’integrazione e la creazione di nuovi modelli.
Digital Easy è il pacchetto di soluzioni Konica Minolta sviluppato per la digitalizzazione dei processi. In materia di Gestione Documentale, sono previsti gli specifici Digital Easy Expense, Contract, Procure to Pay e Autodoc.
Contattaci per saperne di più
Se vuoi saperne di più sui nostri software e soluzioni per la gestione documentale nella tua azienda, contattaci utilizzando l’apposito form.